11種提升團隊協作的方法與實用工具，強化職場團隊合作力！

要提升一個組織的創意和設計產出，包含製作圖像、影片、文案，和任何用於行銷、人資等功能的素材，「團隊協作」是其中的關鍵因素。當我們能和團隊成員更緊密地合作時，團隊將能發揮「1＋1＞2」的效果，幫公司取得成功。

但知易行難，我們經常可以發現團隊在設計新產品或行銷活動時各持己見，讓所謂的「合作」難以實踐，甚至淪為口號。不過，本文我們將提出一些團隊協作的小技巧及實用工具，讓團隊不再無效溝通，有效達成共識！

為什麼團隊協作如此重要？

一般來說，我們在職場上多少都會和同事發生爭執，這讓有些團隊認為他們所追求的合作模式無法實現。然而合作在任何團隊中都是可以達成的，不論團隊規模的大小，或是辦公室政治的影響程度，同事間都應該盡力去合作，包含公開地分享想法、協助彼此達成目標、交流做事方法、以集體成功為目標等。

此外，我們也推薦使用團隊協作工具來改善合作流程，你可以先瀏覽最佳團隊協作工具評比一文中提供的清單作為開始，了解每個工具的使用方法和申請程序。接著，深入探索本文介紹的團隊協作方法，以及挖掘更多團隊協作工具，來有效幫你提升團隊合作成效！

7 個實踐最佳團隊協作的方法

團隊協作需要領導階層與團隊成員，由上到下有意識地共同努力以提高凝聚力。雖然我們會有不認同彼此或意見分歧的時候，但長期堅持追求更好的團隊協作，會使提案更加完善並提升最終成果，設計團隊也將能創造更多健康交流的機會。

那麼，就讓我們來看看提升團隊向心力的幾個方法吧。

1. 了解並非所有衝突都是負面的

很多人認為衝突會對團隊協作帶來負面影響，但其實，若利用得當，衝突甚至是凝聚團隊的良藥。我們或許不會永遠和同事的想法一致，但透過這些差異和討論，我們才能釐清想法的實際目標。

也就是說，如果團隊遇到困難的內部溝通，應該要珍惜這些所帶來的價值，因為當一個設計團隊——以及任何相關團隊——能夠自在討論並尊重彼此的想法，我們就能夠改進以產出更好的成果；在面對突發事件時也能變得更有彈性。但我們得記住，健康的團隊衝突應該是立基於委婉和尊重的氛圍，否則不會有好的影響。

2. 在每個新項目開始前清楚設定目標

在設計或產品發布的過程中，團隊可能會發現自己在工作中迷失方向，這時如果沒有及時止損、重新檢視初衷，我們很容易偏離真正想達成的目標。

假設你正在為一項新產品策劃行銷活動，並需要設計周邊項目如：圖形、影片、文案，你可以反覆思考以下指標性的問題，避免產品的核心概念消失在各個項目中。

• 這次活動的核心價值是什麼？
• 這次活動想要達到什麼目的？
• 這次活動是要提高知名度、推動銷售或提升品牌聲譽？

3. 輪流修正設計

在設計過程中，我們經常需要進行大量修正和調整。有些人可能會不把這一步當一回事，但事實是，錯誤的調整方式會對公司造成嚴重傷害，甚至把靈感和創意耗盡，讓設計不盡人意。

因此，在不可避免的修正流程中，我們應該清楚溝通需求，並盡量提供細節，讓調整和討論的過程更有效率。你也可以持續追蹤修正的狀況，來避免修正的方向錯誤。

4. 指定專員進行關鍵審核

你是否遇到過這樣的情況：一位經理或老闆要求網站使用 Open Sans 字體，而另一位要求使用 Montserrat 字體？我們都懂夾在 2 種偏好之間的不安感，這也是為什麼團隊在對設計進行關鍵審核時，應該釐清誰擁有最終決定權。

理想情況是將決定權留給最具有創造力的人，像是藝術總監或行銷經理。這並不代表團隊中的其他人無法提出建議和進行觀察，而是在緊要關頭時，團隊裡應該要有一個人能夠決定出海報、影片或廣告的最終設計，而且所有成員都能夠信服他的決定。

5. 建立會議議程

研究顯示，公司每年可以在效率低落的會議上浪費數百萬小時，一般的週會甚至每年會佔用 30 萬小時的工作時間，可見並非所有會議都能提升團隊協作。

但跟商業領域中的所有事情一樣，不好的會議情況是可以被解決的。我們可以先制定好會議流程，讓與會人員提前了解會議內容以及後續希望達成的目標，以縮短高達 80% 的會議時間。如此一來，我們可以確保會議高效進行，並能以更少的精力和時間完成討論。

6. 不僅要注重能力，更要注意成員之間的化學反應

毫無疑問地，創意是建立團隊時不可或缺的能力，但只有能力是不夠的，當我們希望大家能更好地進行團隊協作時，我們必須確保團隊成員們相處融洽。

除了了解你的員工在寫作或平面設計上的技能外，也得花時間觀察成員之間能否有效溝通、快速反應彼此的狀況、樂於接受批評等。當你的團隊沉浸在負面的化學反應時，請花時間改善團隊狀態，某些情況下，也許花個一兩天時間，在公司外來趟 Team Building 或度假會有所幫助。

7. 避免否定他人的想法

在與設計團隊和創意工作者合作時，我們可能經常在會議或腦力激盪階段互相否決彼此的想法。但這種做法並不總是有幫助，當我們無意間打造了一個輕易否決想法的文化後，這其實會阻礙批判性思維和團隊協作。

你可以試試看「想法累積」這個合作策略，然後挑選較容易實現的項目，讓你可以比其他人更快地實現成果，然後在否定他人之前，給大家一些時間來解釋他們的靈感。總之，你會發現同事們分享的瘋狂想法，可能就是公司一直在等待的那個新的遊戲規則。

如何有效提升團隊合作？不要錯過這些工具！

了解完促進團隊協作的心法後，接下來我們來看看能支持這些方法的團隊協作工具。既然科技已經成為推進團隊的關鍵要素，我們也應該擁抱團隊協作工具，來更快速地加強團隊合作，幫你更有效的促進專案和工作流程。

我們將會介紹三種 App 和一些不錯的替代方案，包括：

• 專案管理工具
• 靈感發想工具
• 溝通工具

讓我們一起了解這些工具為何重要，以及一些優秀的替代軟體吧！

8. 專案管理工具

儘管只有 46 % 的組織將專案管理視為重要的任務，但這些決定能讓組織獲取更高的成就。專案管理工具是幫助團隊成員共享任務和階段性成果的應用程式和軟體，讓經理可以輕鬆分配任務給團隊成員，而其他組員也能在應用程式上互相分享進度、討論觀點等。

專案管理工具能幫助團隊在統一的版面中管理階段性成果、截止時間、文件格式與說明，藉由開放編輯權限給團隊成員，主管也能確認大家是否按時上傳工作進度，並讓所有成員在隨時版面上更新狀態和成果。

專案管理工具範例：

• Monday — 具備多樣的自動化功能，能讓專案管理過程更快速、方便，是一款廣受歡迎的專案管理系統。
• Trello — 為團隊和專業人員打造，最簡單的專案管理和團隊協作工具之一。
• Notion — 時下最流行的生產力工具之一，具備使個人和團隊管理階段性成果的各種功能和模板。

9. 靈感發想工具

在進行網站、遊戲設計或行銷活動時，一定會有發想會議與腦力激盪的環節。如果你正在尋覓傳統白板和麥克筆之外的可能性，以下工具可以幫助你和你的設計團隊產出出色的設計概念。

靈感發想工具範例：

• Whimsical — 一款使用簡便的虛擬面板，能讓你和你的團隊創建創意板面、流程圖和使用者體驗線框稿等。
• Miro — 一個更強大的 Whimsical 版本，允許多人在會議和腦力激盪中加入想法。
• Mural — 在虛擬便條紙上操作的一款卡牌 App，當你需要對執行計劃、活動想法、行銷工作、內容主題等進行分次處理或管理時，Mural 可以輕鬆地運用靈感。

10. 溝通工具

COVID-19 疫情期間讓我們了解到，即使大家不在同一個空間或國家，也能與你的團隊進行合作。而在這個過程中，溝通工具變得更加受歡迎。以下是在疫情期間廣受好評的幾個熱門工具，有效幫你促進更多合作、持續發展計畫！

溝通工具範例：

• Slack — Slack 就像 Facebook Messenger，只不過是為工作團隊提供的安全性能的版本。Slack 更具革命性的部分之一是他與生產力工具的大量整合，這些工具成就了更多的團隊協作，並能讓你在虛擬環境中凝聚團隊情感。
• Gather — Gather 藉由將使用者帶入虛擬角色扮演的遊戲空間中，讓團隊的線上會議更為有趣。Gather 設計了卡通化的角色和環境，讓團隊成員可以四處走動並與他人交談、交流或交換想法。
• Zoom — Zoom 的受歡迎程度在過去幾年中大幅成長，更是現在最流行的線上會議工具之一。

11. 素材管理工具

素材管理工具是團隊儲存文件、資料和其他數位素材的地方，讓每位成員都可以輕鬆找到需要的內容。這些功能不僅只是作為雲端資料夾，他們為設計師和創意團隊提供了更好的管理、過濾和分類方式，也節省了搜尋特定文件的時間。

素材管理工具範例：

Eagle — 有助於加快文件儲存的過程，設計師可以使用 Eagle 儲存設計靈感和文件，並輕鬆找到和共享資訊。

結論：合作是成功的關鍵

在朝著目標前進的過程中，我們很快會意識到在團隊中完成事情能變得多麼輕鬆且高效率，團隊協作的確是成功的關鍵之一。儘管團隊協作並不總是那麼容易，但為了激發團隊協作，一切都將會是值得投入時間和精力。

本文由 Eagle 團隊 Joanna Cheng 翻譯，原文 11 Best Practices & Tools For Optimizing Collaboration Process 由 Angel Wang 撰寫。