老是找不到設計檔案？5步驟教你妥善管理，提升工作效率！

想像一下：今天早上就要最終的設計成果交給客戶了，但你還想要微調一個圖形。很不幸地，在這個最終時刻你怎麼樣都找不到原始設計檔⋯⋯

對一個設計師來說，了解如何整理好所有檔案是一個必備的技能，你不只可以避免上述情況，更能加速設計流程，在客戶心中留下好印象，讓你成為一個頂尖設計師！

本文將介紹整理檔案的5個步驟，和推薦一個我近期愛用的檔案管理工具。趕緊來看看！

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第一步：整理桌面

你的桌面應該保持整潔，只用來存放最常使用的資料夾和其他基本功能，比如垃圾桶。另外，預設下載路徑也建立不要設置在桌面，否則那些下載檔案定會擋住其他重要的資料夾，並且讓你的桌面看起來一團亂。

以下為整理桌面的一些建議：

• 建立一個「暫時」資料夾，這裡面的檔案只要使用完畢就將其刪除，例如一些圖片、圖標素材，讓你的桌面保持清爽。
• 在開始刪除檔案之前，花點時間排序所有文件和資料夾。你可以先在桌面的空白處點擊「整理」的「修改日期」，快速檢視所有檔案的最後使用時間，讓你對他們的重要性有初步概念。
• 開始檢查那些很久沒開啟、從未安裝的檔案，和一些不再重要的文件，並將他們全數刪除，不要客氣。
• 這裡再提供一個有趣的方法——挑選一張你喜愛的電腦桌布，如此一來，只要你開始發現有檔案擋住桌布，就表示應該花時間來重新整理了，讓自己養成定期清理桌面的習慣。

第二步：建立分層文件架構

整理桌面後，我們現在可以開始重新構建文件架構。把所有檔案分層處理，讓你的資料更有組織，更能精確掌握所有可運用的資源。

圖片來源：Eagle

首先，建立一個專屬於「工作」的資料夾，並往下細分成各種需求。例如：客戶、商業、設計素材等。

• 客戶（Client input）
  所有攸關客戶的文件我都會儲存在這個資料夾，包括專案細節、合約、協調會議紀錄，以確保之後的每一項設計都合乎客戶的期望與要求。
• 商業（Business）
  這裡通常會用於儲存所有與商業相關的文件，包括行銷活動截止日期、行程安排、預算規劃等。

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• 設計素材（Design assets）
  作為一個常常需要搜集靈感的設計師，這個資料夾通常最爆炸。裡面會有所有我可能運用在之後設計專案的資源，有圖標、模板、向量圖、照片等。
• 設計檔案（Actual design files）
  這個部分會用來存放一些我正在處理的設計檔案，詳細的整理方式可以參考下方段落。
• 成品（Production copies）
  完成設計之後，我會把那些成品複製一份來這個資料夾。這裡也包含各種不同檔案格式，避免傳送或呈現給客戶時跑版。

建立分層資料夾可以幫你加速設計流程、提升工作品質，避免在多個專案間手忙腳亂。

第三步：將所有更動「另存新檔」

永遠不要直接更改原始設計檔案。

你可以在編輯前先製作一份副本，在調整後也應使用「另存新檔」或「另存為⋯⋯」避免覆蓋原檔。這樣做可以確保每一個版本的設計都留有紀錄，以便應對突如其來的更動要求，把所有製作過程清楚呈現，也能降低與客戶的溝通成本，提升工作效率。

第四步：妥善命名

在命名檔案時遵守一定的規則必保持一致，這樣做可以幫你省下找資料的時間，也不用記住所有檔案名稱。你可以試著利用這幾個規則：

• 命名規則需從頭到尾保持一致
• 檔案名稱應具體而簡短
• 避免使用特殊符號或空格
• 用大寫英文字母取代逗號或空格
• 日期格式建議：年月日（YYYYMMDD）
• 用連續的數字表示不同版本

圖片來源：Eagle

在命名各種不同版本的設計檔案時，建議避免使用「Final」這個字詞，以免在微調檔案後不小心覆蓋原檔。除此之外，透過連續數字來標示不同版本，也能幫助你一眼找到最終成品，省時又能替你的設計保有修改空間。

除了數字之外，你也可以考慮使用這些命名元素：

• 製作日期
• 簡短描述
• 地點
• 專案名稱或編號

綜上所述，檔案命名規則可以隨機組合成各種不同形式，你可以選擇一組順眼的運用即可。

例如：

1. 製作日期（YYYYMMDD）圖片調整
   20210906brian原檔.psd
   20210906brian裁切.png
   20210906brian鬍子.png

2. 地點 - 分析 - 版本（LocationAnalysisVersion）
   NewyorkDropboxV1
   NewyorkMapV1
   NewyorkMapV2

第五步：使用協作文件

除了將細微的調整另存新檔之外，我也會把它們記錄在協作文件中，以確保我和我的團隊了解，並對製作進度有共識。不僅如此，使用協作文件的好處還有能共享想法，能一起腦力激盪，幫助我們提升工作品質。

推薦軟體

如果你的業務範圍或設計檔案暫時還不是太多，那麼透過執行以上步驟，就已經可以大幅提升你的工作效率。不過，如果你需要管理大量專案，那麼，推薦你試試看 Eagle，一款我近期愛用的專業管理工具：

圖片來源：Eagle

• Eagle提供標籤、評分、註記功能，讓你不必記住每一個檔案的名字也能找到他。

• 擁有強大的「智慧資料夾」系統，幫你在執行以上步驟時省下大量時間。

• 他們還有「批次重新命名」功能，超級實用！

Eagle 有提供 30 天的免費試用期，強力推薦給每位設計師！

結論

重新建立檔案架構需要花費不少時間整理及適應，但對你未來的工作絕對是事半功倍！建立分層資料夾、重新命名檔案，並記得將調整過的設計「另存新檔」，如此一來，再也不用擔心在十萬火急的時刻找不到檔案，更能建立專屬於你的強大靈感資料庫，讓你成為一個更好的設計師！